كتب أحمد عبيد:

يقولون عندما تعجز عن الوصول إلى شيء فهذا لا يعني أن هذا الشيء غير موجود. هذه المقولة صحيحة تماما في إطار الحديث عن الحواس والإدراك، أو الفلسفة، أو حتى الغيبيات، ولكن في مجال الأرشفة وتنظيم المعلومات والبحث والاسترجاع، فإن الشيء الذي لا تستطيع الوصول إليه يعد وكأنه غير موجود بالفعل.

توضح بعض الدراسات الأمريكية أنه بسبب عدم وجود إدارة وتنظيم جيدين للمواد الصحفية (كالصور والمقالات والفيديو، …) فإن أكثر من ثلث عمليات البحث التي تتم في هذا المجال تفشل في العثور على نتائج مناسبة.
يعبر البعض عن هذه المشكلة – موجها كلامه للمؤسسات الصحفية- بقوله:
You created it, you used it, and that was that.

فكثيراً ما يحدث أن تطلب صحيفة ما من وكالات الأنباء المتخصصة صورا، أو مواد أخرى تملكها هي بالفعل، وذلك بسبب عدم تنظيمها بشكل محترف. وقد ثبت أن جزءاً كبيراً من أرباح بعض وكالات الصور يعتمد ‏اعتماداً كبيراً على إهمال معظم دور الصحف في المحافظة
على ما لديها من رصيد.

في حوار صحفي أجرى معي مؤخرا، طلب مني أن أقدم بعض النصائح للصحفيين، تفيدهم –كأفراد- في حفظ وتنظيم مجموعاتهم من الصور. وهو الأمر ذاته الذي لاحظت مدى الحاجة إليه من خلال عملي في بعض المؤسسات الصحفية، ومن خلال ورش العمل التي أقدمها للصحفيين. قدمت بالفعل بعض النصائح في هذا الحوار، ولكني رأيت بعد ذلك أن الأمر يتطلب مساحة أكبر للكتابة، فقررت أن تكون من خلال هذه النافذة.

هل تستغرق وقتا في البحث عن الصور؟

يمكنك تنظيم وأرشفة مقتنياتك من الصور بنفسك، وبأسلوب احترافي، ولكن من الهام هنا أن نفصل بين فكر الأرشفة وبين الأدوات المستخدمة، فما يهمني هو أن تنمى مهارة التنظيم والأرشفة لديك، بصرف النظر عن استخدام برامج بعينها، لتكون قادرا على تنظيم ما لديك بشكل منطقي يساعدك على استرجاع المعلومات التي تريدها في الوقت المناسب، وهو أمر سهل ولكن يحتاج إلى تعلم وتدريب وممارسة.

• إذا كنت تقوم بالتصوير بنفسك، أضبط كاميرتك على التاريخ والوقت الصحيحين، وذلك لتيسير نقل هذه البيانات مباشرة مع الصور إلى الكمبيوتر، ومن ثم تسهيل البحث من خلالها.
• استبعد الصور غير الهامة أولا بأول، ولا تتركها تزاحم صورك القيمة، فتصعب مسألة البحث. حاول أن تقاوم فكرة تفرد كل لقطة، ففي واقع الأمر أن كثرة الصور لديك هو نوع من “الركام” الذي سيصعب من عملية العثور على الصور الجيدة.
• لا تترك صورك مبعثرة على الجهاز.. احفظها كلها في “فولدر رئيسي” واحد، فإن ذلك من شأنه تيسير البحث فيها، ونقلها من جهاز لآخر، وعمل نسخ احتياطية منها، والتعامل معها بالحذف أو الإضافة.
• من الهام جدا التأكد أن مجموعة صورك محفوظة في مكانين على الأقل (جهازك بالإضافة إلى هارد خارجي مثلا) وللمزيد من الاحتياط يفضل حفظ الصور على أي من مواقع الصور المعروفة، مثل: Shutterfly, SmugMug, Flickr, أو أي من المواقع التي تقدم خدمة النسخ الاحتياطية مثل: Dropbox أو Carbonite
• قم بتقييم صورك باستمرار في كل مرة تقوم فيها بنقل مجموعة صور جديدة من الكاميرا إلى الجهاز، وذلك باستخدام أسلوب “النجوم الخمسة” مما يضمن لك سهولة الوصول إلى صورك المميزة دائما بسهولة ويسر.
• استخدم أحد برامج إدارة الصور المتاحة مجانا على الإنترنت، فهناك العديد من هذه البرامج التي تساعدك في حفظ وإدارة مقتنياتك من الصور، مع إمكانية استخدام الكلمات المفتاحية للصور التي تسهل عملية البحث والاسترجاع، مثل Picasa و DigiKam و Windows Live Photo Gallery.
أقرأ الصورة .. في البدء كانت الكلمة

• امنح الصورة عنوانا
عنوان الصورة من الأمور الهامة في مسألة البحث والاسترجاع، وللأسف فهو ما يتغاضى عنه الكثيرون أيضا رغم أهميته، يكفي أن تفكر في الفارق في البحث والاسترجاع بين صورة اسمها “مسجد السلطان حسن” مثلا وصورة أخرى اسمها DSC_1189 !!

• استخدم التصنيفات الفرعية
بحيث تنظم الصور داخل شجرة من التصنيفات أو “الفولدرات” وهو ما ستعرف قيمته بمرور الوقت في تسهيل البحث في مجموعات الصور. يتوقف شكل هذا التصنيف على طبيعة مجموعة الصور لديك، وكذلك تفضيلك الشخصي، فربما ترغب في تصنيف الصور تصنيفا نوعيا مثل (أبيض وأسود، العائلة، رحلات، طبيعة، …) أو قد تقرر تصنيفها جغرافيا أو زمنيا. وداخل كل تصنيف قد تخلق شكلا آخر من التصنيف، ومن أشهر الممارسات في هذا الصدد، تقسيم الفولدرات حسب السنوات، وداخل كل فولدر يمكن تقسيم الفولدرات حسب الأحداث (رحلات، مؤتمرات، اجتماعات، …).

• لا تفوت سحر الكلمات الدالة
نعم التصنيفات هامة، ولكن ما دامت مجموعتك من الصور في زيادة مستمرة، فأعلم أن الأمر سيتحول إلى متاهة، ستدرك ذلك بنفسك مع تضخم حجم الفولدر الواحد. استخدم الكلمات المفتاحية إلى جانب التصنيفات لإبراز محتوى كل صورة.
عادة ما أضرب مثالا بصورة لجرافيتي في شارع “محمد محمود” بالقاهرة، يضم كلا من الشيخ عماد عفت، ومينا دانيال، وخالد سعيد.
هذه الصورة كمثال، أكبر من أن يحتويها “فولدر” واحد، فهي تتكلم عن:
• مصر
• ثورة 25 يناير
• جرافيتي
• شارع محمد محمود
• الشيخ عماد عفت
• مينا دانيال
• خالد سعيد
• شهداء الثورة
وكل من هذه الكلمات الدالة يصلح أن يكون عنوانا لفولدر مستقل. لذلك يكون الحل المثالي هو تسكين الصورة في فولدر واحد، مع إرفاق كل هذه الكلمات الدالة معها، بحيث يمكن ببساطة من خلال البحث بأي من هذه الكلمات الوصول لهذه الصورة.
تتيح جميع برامج إدارة الصور هذه الإمكانية في الأرشفة والبحث، كما يمكن تحقيق ذلك أيضا من خلال برنامج الويندوز نفسه، ولكن يظل التحدي الأكبر هو كيفية قراءة الصورة واستخراج كل هذه الكلمات -أو غيرها- منها.

• سجل تاريخ الصورة
قد يكون تاريخ التقاط الصورة هو أيسر وأسرع الطرق للوصول إليها، فضلا عن أهميته المعلوماتية في توثيق الصورة. تتيح جميع برامج إدارة الصور البحث في ملفات الصور من خلال تواريخ التقاطها، كما يمكن الوصول إلى ذلك أيضا دون استخدام أي برمجيات من خلال فرز الصور داخل الفولدر باختيار Date Picture Taken بشرط أن يكون هذا البيان موجود في ملف الصورة.

• احرص على التناغم
يعد الاتساق أو التناغم Consistency هو جوهر العمل في مجال التوثيق والأرشفة، لأهميته في عملية البحث والاسترجاع، حيث يوفر الكثير من الوقت خاصة مع مرور الزمن وتضخم حجم مجموعات الصور. أبسط مثال على ذلك، هل تستخدم كلمة “مساجد” أم “جوامع” في وصف الصور المعبرة عن هذا الموضوع؟ ليست المشكلة في استخدام أي من الكلمتين، ولكن المشكلة عندما تستخدم هذه مرة وتلك مرة أخرى، فتتفرق الصور، ويؤثر ذلك في عملية البحث.

• وصف بسيط لن يستغرق وقتا
إذا كنت قد تعاملت مع وكالات الصور العالمية، فحتما لاحظت أن من أهم ما يميز وكالة عن أخرى هو الوصف الذي تضعه لكل صورة. هذا الوصف ببساطة قد يعني “الوجود” للصورة ذاتها، وبدونه تصبح الصورة كما مهملا لا يمكن الوصول إليه.
ضع مع كل صورة من صورك وصفا بسيطا يوضح محتوى الصورة، وأهم تفاصيلها، ويجب عليك أن تفعل ذلك مبكرا قبل أن يمر الوقت وتتنسى التفاصيل. ولكتابة وصف جيد للصورة، يمكنك ببساطة الاسترشاد بالأسئلة الأربعة: من؟ وماذا؟ ومتى؟ وأين؟ فسوف تمثل إجاباتهم وصفا وافيا للصورة.

عن الكاتب ..
أحمد عبيد
• مدير مشروعات في مجال التوثيق الصحفي والأرشفة الإلكترونية.
• باحث أكاديمي في مجال المكتبات والمعلومات.
• ماجستير في نظم استرجاع وأرشفة الصور الصحفية.
• زميل برنامج Unlocking the Economic Potential of Digital Media الذي عقده ، المركز الدولي للصحفيين، واشنطون، 2014.
• مدرب ومحاضر في الأرشفة والتوثيق الصحفي.